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As vantagens de assinar documentos de forma digital

As vantagens de assinar documentos de forma digital

setembro 06, 2018

Assinar documentos digitalmente é a sua chance de diminuir a burocracia

Sempre achamos que para assinar um documento é preciso papel e caneta. Se quiser ter validade jurídica, temos que ir até um cartório reconhecer firma, tornando esse processo bastante burocrático e caro. Entretanto, assinar um documento com o certificado digital é mais simples do que todo esse processo.

Quando a certificação digital foi adotada no Brasil em 2001, ela teve como principal propósito a comunicação com a Receita Federal e o acesso a informações importantes para cidadãos e também para o próprio Governo. Além dessa função, os certificados digitais podem ser utilizados para realizar a assinatura digital de documentos, conforme é previsto na Emenda Constitucional nº32, de 11 Setembro de 2001, e na Lei nº11. 419, de 19 Dezembro de 2006.

Mas afinal, o que é Assinatura Digital?
A Assinatura Digital é um tipo de assinatura eletrônica que utiliza o certificado digital, padrão ICP-Brasil, para identificar o signatário. Essa identificação acontece a partir do par de chaves criptográficas presente no certificado, que é específico do titular, tornando a assinatura de cada pessoa única. Como sabemos, ele é protegido por uma senha, garantindo a autenticidade, a integridade e o não repúdio.

A autenticidade e a integridade do documento são garantidas pela assinatura digital, uma vez que é possível ligá-la a pessoa que assinou por meio do certificado digital, já que ele é um documento eletrônico utilizado para identificar pessoas jurídicas e físicas. O não repúdio garante que a assinatura foi feita pelo portador do certificado ao realizá-la, não podendo ser contestada ou negada.

O certificado digital a ser utilizado pode ser de pessoa física (e-CPF) ou jurídica (e-CNPJ). Assim como no caso de certificado de pessoa física, quem será identificado ao realizar uma assinatura com o e-CNPJ será a pessoa  que está como responsável pela empresa na Receita Federal.

Quais documentos é possível assinar?
Você pode assinar contratos, procurações, recibos, entre outros documentos que precisam de validade jurídica. Todos esses devem ser arquivos digitais, que são um tipo de documento que precisa de um suporte eletrônico para ser criado e lido[1]. Dessa maneira, ele existe na forma de um arquivo de computador.

Assim, podemos dizer que o documento eletrônico é uma sequência de bits que permite ser copiada e reproduzida pelo computador. Essa sequência garante a autenticidade do arquivo, juntamente com a assinatura digital. Tal arquivo pode existir em formato PDF ou outro, e indicará qual o tipo de assinatura deverá ser feito. Se for um documento em formato PDF, o tipo de assinatura deve ser o pADES. O tipo cADES é utilizado em arquivos que não são do tipo PDF.

Quais as vantagens de assinar documentos digitalmente?
A primeira vantagem é a diminuição da burocracia. Como o certificado digital dá validade jurídica à assinatura, você não precisa recorrer a cartórios para realizar reconhecimento de firma, gerando uma grande economia de tempo e dinheiro.

Um dos pontos fortes da assinatura digital é a facilidade em relação a múltiplos assinantes de um arquivo. Mesmo que estejam distantes, mas com uma conexão a internet e portando seu certificado digital, as pessoas podem assinar o mesmo documento. Médias e grandes empresas podem utilizar a assinatura digital para facilitar seu dia a dia. Como diversas pessoas podem ter de assinar o mesmo documento, fazer isso manualmente seria muito demorado. Por isso, assinar documentos digitalmente traria maior agilidade a esse processo.

Quando há um grande volume de documentos a serem assinados, utilizar o papel e a caneta levará um bom tempo. Mas utilizando o certificado digital, você pode assinar documentos por lote, utilizando um programa de assinaturas digitais, como é o caso do Assinador Link. Assim você assinará vários documentos de uma única vez.

Além da economia de valores destinados a motoboys e cartórios, você também diminuirá os gastos com papel e a gestão de documentos físicos. Utilizando documentos digitais, você pode fazer uma gestão mais funcional, criando um sistema de segurança que o utilize para acessar determinados documentos.

Outra característica é a segurança das informações. Caso o documento seja alterado, mesmo depois de assinado, ele perde o vínculo com os certificados que o assinaram, já que a assinatura digital é feita e calculada (é um algoritmo matemático, em que se houver alguma modificação, o resultado nunca será o mesmo) a partir do momento em que o documento foi assinado. Ao ser alterado, o computador mostrará essa informação e o documento perderá a autenticidade.

Desse modo, podemos ver que assinar documentos digitalmente possui ótimas vantagens para diversos tipos de profissionais, podendo facilitar o dia a dia de pessoas e empresas. O certificado digital também garante a segurança das informações de um documento, proporcionando validade jurídica a ele.

[1]Documentos digitalizados não têm como comprovar a sua autenticidade, uma vez que o documento físico pode ter sido alterado. Assim, assinar documentos digitalizados não garante a confiabilidade das informações.

Fonte da Imagem: Projetada pelo Freepik

 

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