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Como o certificado digital é utilizado no eSocial

Como o certificado digital é utilizado no eSocial

agosto 21, 2018

O eSocial já é uma realidade e tem gerado uma série de questionamentos para as empresas. Neste texto iremos explorar algumas dúvidas em relação ao uso do certificado digital, como a sua obrigatoriedade, qual modelo deve ser utilizado, dentre outros, e a inclusão do PIS e do CEI no certificado.A obrigatoriedade do certificado digital
Já é de conhecimento no meio empresarial a necessidade de utilização do certificado digital na transmissão de informações requeridas pela Receita Federal.

No eSocial, ele continua a ser utilizado para essa função, já que garante a segurança das informações, além de identificar as pessoas física e jurídica na rede.

Devido a esses fatores de segurança, é necessário o uso do certificado na transmissão dos eventos do eSocial. Todavia, algumas empresas não são obrigadas a utilizá-lo para realizá-la. São essas:

  • Microempreendedor Individual (MEI) com empregado, o empregador doméstico e o segurado especial;
  • As Microempresas (ME) e as Empresas de Pequeno Porte (EPP) que sejam optantes do Simples Nacional, com até 3 empregados, excluídos os empregados afastados devido a aposentadoria por invalidez;
  • O produtor rural e o contribuinte individual pessoa física que possui até 7 funcionários, sem incluir os empregados afastados devido a aposentadoria por invalidez.

Caso um deles opte por não utilizar o certificado digital, eles deverão utilizar o código de acesso. Esse código pode ser gerado pelo CPF do responsável pela empresa, uma vez que realize o cadastro na base de dados da Receita Federal. Para ser gerado, serão solicitadas as seguintes informações:

  • Data de Nascimento do responsável;
  • CPF do responsável;
  • Os dois últimos números dos recibos de entrega da Declaração do Imposto de Renda Pessoa Física (DIRPF), da qual o empregador seja o titular. Caso tenha enviado apenas uma vez, será solicitado apenas o número da última declaração. Deverão ser utilizadas apenas as 10 primeiras posições.

O eSocial sempre busca os números das últimas duas declarações de imposto de renda existentes na base de dados da Receita Federal. Se houver apenas uma, então retornará apenas esse número. Caso não haja nenhuma declaração dos últimos cinco anos, será solicitado o título de eleitor.

Mesmo que o usuário tenha apresentado a declaração retificadora do IRPF, ele deverá utilizar o número de recibo de tal entrega para gerar o Código de Acesso. Ainda, se o empregador não souber o número do recibo de entrega, ele pode recuperá-lo no Portal e-CAC ou em uma Unidade de Atendimento da Receita Federal utilizando uma solicitação[1].

Como podemos ver, os dados que serão utilizados para a geração do código de acesso são referentes somente à Pessoa Física que realizar o procedimento. Tal código pode ser gerado clicando em “Primeiro Acesso”, no Portal do eSocial.

Quais modelos de certificado utilizar?
O certificado digital a ser utilizado na transmissão dos eventos do eSocial deve ser aquele que segue o padrão ICP-Brasil. Esses certificados são emitidos por empresas que são Autoridades Certificadoras, como a Link Certificação Digital. Existem os modelos A1 e A3.

O modelo de certificado A1 é instalado diretamente na máquina do usuário, enquanto o A3 é instalado em mídia, podendo ser em cartão ou em token. Ambos podem ser utilizados no eSocial.

Os certificados existem para pessoa física (e-CPF) e para pessoa jurídica (e-CNPJ) e podem ser utilizados no eSocial, ficando dependentes de quem é o empregador.  Caso esse seja uma pessoa jurídica, o certificado a ser utilizado deve ser o da empresa (e-CPNJ) ou do representante legal (certificado de pessoa física – e-CPF – do representante legal perante RFB) da empresa para assinar e transmitir os eventos. Se a empresa possui filiais, é necessário utilizar o certificado da matriz para a transmissão dos dados das filiais, ou de seu representante.

Caso o empregador seja uma pessoa física, é necessário utilizar o certificado de pessoa física (e-CPF). Nesse caso, até antes do eSocial, era necessário incluir os números de matrícula CEI ou PIS, principalmente quando o titular era produtor rural ou estava construindo, e por isso precisava de um vínculo empregatício utilizando o CPF. Essa situação continua no eSocial para ambos os casos. A inclusão de tais informações comprova o vínculo empregatício entre trabalhadores e empregadores.

E em caso de procurações?
Dentro da certificação digital, não é possível utilizar a procuração para emissão de certificados de pessoa física ou jurídica[2]. Todavia, é possível utilizar procuração para a transmissão e assinatura de eventos do eSocial. Para tanto, podem ser utilizadas procurações eletrônicas ou não, mas elas devem estar cadastradas na base de dados da Receita Federal. Esse cadastro pode ser feito presencialmente ou pelo portal de atendimento e-CAC[3].

Para os empregadores domésticos, possuidores de certificados e-CPF, haverá um total de 7 perfis para fazer o cadastro. São eles:

  • Grupo Acesso WEB;
  • Grupo Desligamento;
  • Grupo Especial;
  • Grupo Exclusão;
  • Grupo Preliminar;
  • Grupo Rotinas;
  • Grupo SST.

Para o outorgado ter acesso e realizar a transmissão de qualquer evento do eSocial, é preciso cadastrar o perfil “Acesso WEB”. Ao fazer a procuração pelo Portal e-CAC, o procurador deve especificar em qual grupo o outorgado deve estar.

Para realizar a especificação de cada perfil a ser outorgado, é necessário que o procurador especifique na hora de elaborar a procuração no Portal e-CAC, selecionando em qual grupo você deseja que o outorgado esteja.

Isso dará poderes de representação ao outorgado que, quando acessar o eSocial, será direcionado para a área específica de sua permissão e de acordo com o certificado digital autor da procuração.

Se for um certificado de pessoa física (e-CPF) então será direcionado para página de Empregador Doméstico. Caso seja um certificado digital de pessoa jurídica (e-CNPJ), será direcionado para a página inicial da empresa que foi cadastrada como responsável. O usuário deverá informar o CNPJ do empregar que precisa acessar.  Depois é só clicar em “Continuar” e o sistema verificará as informações.

Considerações Finais
O eSocial trouxe várias mudanças, mas algumas coisas ainda se mantiveram. Entre elas, está o fato da utilização dos números de matrícula do PIS e do CEI no certificado digital. Como tais números comprovam o vínculo empregatício, é necessário colocá-los para que as informações sejam transmitidas corretamente.

Ainda há a possibilidade de fazer o envio do eSocial por procuração. Para isso, é necessário cadastrar uma procuração dando poderes ao outorgado. Essa pessoa poderá representar tanto pessoa jurídica quanto pessoa física, ficando dependente de quem é o procurador.

Pessoas físicas e jurídicas são obrigadas a utilizar o certificado digital, mas há algumas exceções. Determinados produtores rurais, microempresas, MEIs e empresas de pequeno porte podem utilizar um código de acesso no eSocial. Para gerar tal código, um cadastro deve ser feito, seguindo as exigências da RFB.

[1] Caso o usuário não possua nenhum desses documentos, ele deverá utilizar o certificado digital.

[2] Conforme determinação do ITI pela Resolução 79, de 07 de junho de 2010, e conforme consta no DOC ICP 05.02.

[3] No caso das procurações que estão cadastradas no ambiente da Caixa Econômica Federal para conectividade social, a integração será feita em breve.

Comentários

7 Comentários para “Como o certificado digital é utilizado no eSocial”

  1. bom dia
    sou contadora e faço a folha de algumas empresas, mas nao tenho escritorio aberto (CNPJ)… posso usar o certificado digital que o proprietario da empresa me passar procuracao para pessoa fisica?
    obrigada

    1. Olá Keli,
      Sim. É possível que você utilize o seu certificado desde que seja utilizada uma procuração eletrônica para pessoa física. Essa procuração pode ser feita de forma eletrônica.

  2. Olá,
    Fiz a rescisão da minha empregada doméstica. Todavia, a mesmo não consegui sacar o FGTS pelo motivo do empregado da Caixa estar exigindo a chave de conectividade. Porém, nunca foi feito nenhuma chave, até porque somos desobrigados desta chave quanto empregadores fisicos domésticos. Os empragos da Caixa estão desatualizados ou deverei pagar mais de 200 reais por uma chave somente para saque do FGTS contrariando o que está escrito nos manuais do E-Social? Me oriente neste sentido.
    Grato
    Ofir Lameira
    Belém-PA

    1. Olá!
      O trabalhador doméstico é dispensado da apresentação da chave de conectividade.
      Na hipótese da agência da CAIXA solicitar este documento o trabalhador doméstico pode solicitar que a unidade entre em contato com a GIFUG (Gerência de Filial do FGTS) para confirmar os procedimentos e obter orientações específicas.

  3. Quantos CEI´s posso inserir em cada Certificado Digital??? Sou Produtor e tenho 10 fazendas e cada uma, tem um CEI. Posso inserir os 10 CEIs?

    1. Olá Pedro,
      No certificado é possível incluir apenas um número CEI. Se o cliente tem 10 fazendas, ele deve inserir apenas 1 CEI em cada certificado. Ainda em tempo, é importante lembrar que o número CEI deixará de existir, sendo necessário migrar para o CAEPF, conforme explicamos aqui: https://www.linkcertificacao.com.br/rfb-regulamenta-caepf/
      Qualquer dúvida estamos a disposição.

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