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Por que assinar digitalmente os documentos de segurança do trabalho?

Por que assinar digitalmente os documentos de segurança do trabalho?

maio 27, 2019

Desde o dia 11 de abril deste ano, os documentos de segurança do trabalho podem ser assinados digitalmente. Essa medida foi adotada pelo ministério da economia através da Portaria nº211, que explica a necessidade do uso do certificado digital para garantir a validade jurídica desses documentos. Para tanto, os documentos de segurança do trabalho devem existir em formato digital, e não digitalizados.

Isso significa que o documento deve ter sido produzido e assinado em meio eletrônico.

Essa novidade garante vantagens para a empresa em relação a esses documentos tão importantes. Além da economia de tempo, há a diminuição com gastos inerentes ao uso de documentos físicos. Veja aqui quais são elas:

1 – Menor gasto com transporte e armazenamento

Todo documento físico precisa ter os devidos cuidados para que não seja danificado. No caso dos documentos de segurança do trabalho, muitos devem ser armazenados por até 20 anos. Fazer a gestão desse arquivo físico não é fácil e pode ter um alto custo se pensarmos no espaço para armazenamento, conservação e transporte. Documentos digitais podem ser arquivados em diversos computadores. Isso é possível uma vez que a autenticidade poderá ser comprovada com a assinatura digital, mesmo em caso de cópias. Então, guardá-los se torna mais simples e menos oneroso para a empresa.

2 – Maior agilidade na produção desses documentos

Produzir esse documento pode demorar, visto que devem ser produzidos relatórios e organizar as informações para que seja confeccionado. Se todas essas informações estiverem disponíveis de forma digital, a elaboração e atualização dele se torna mais rápida e precisa. E, assinando digitalmente, fica mais fácil garantir a autenticidade e a validade jurídica do documento.

3 – Diminuição de fraudes

Um grande problema que ocorre na emissão desses documentos é a fraude. Nem sempre ele é feito por um profissional especializado, ou mesmo tem seus dados alterados sem que o técnico seja consultado novamente. Contudo, com o uso da assinatura digital, fica mais simples assinar e mais difícil alterar documentos. Se o documento digital for alterado depois de assinado, ele perde o vínculo com a assinatura que foi feita e, com isso, a sua validade jurídica e autenticidade.

4 – É uma solução sustentável

Em um mundo em que cada vez mais tem se preocupado com o meio ambiente, adotar ferramentas ecologicamente corretas é essencial para as empresas. Utilizar documentos digitais ajuda a diminuir o uso de papeis, evitando impressões desnecessárias e assim contribuir com a preservação da natureza. Além disso, o uso de tecnologias ecologicamente corretas agrega valor à empresa e aos seus produtos. Assim, é possível não só atrair novos clientes, mas também melhores profissionais, que se sentem motivados a trabalhar em uma empresa socialmente responsável.

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