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Como reduzir a papelada na empresa?

Como reduzir a papelada na empresa?

March 15, 2018

Pilhas de papel atolam gavetas e armários, deixando tudo mais lento e burocrático. Uma solução para melhorar esse cenário é a informatização da empresa.

No cotidiano das empresas, o acumulo de papel é grande. São armários cheios de pastas que contém vários documentos que são utilizados com pouca frequência. Ou então documentos que passam de setor em setor, exigindo um alto nível de organização para que nada fique bagunçado ou se perca. Toda essa complexa organização faz com que muitos processos sejam muito burocráticos e lentos, deixando todo o trabalho mais difícil e cansativo. Por isso, muitas empresas buscam soluções para simplificar o trabalho e reduzir essa enorme quantidade de papel, trazendo um ambiente menos caótico e mais dinâmico.

Dentre essas soluções, a mudança para um sistema informatizado e digital da empresa é a que apresenta maior efetividade, reduzindo custos e dando agilidade aos processos. A implementação de processos que podem ser feitos de forma eletrônica e que substituam os que já existem, ou a sua maioria, é um caminho que muitas empresas e escritórios buscam. Pensando nessa possibilidade, aqui vão algumas dicas de como fazer essa transformação:

1 – (Re) Desenhe os processos internos

Toda empresa possui rotinas de trabalho para que ela possa funcionar. Quando temos a intenção de implementar um novo sistema, principalmente um que irá transformar a empresa de forma digital, é necessário que eles estejam bem claros e definidos para que nada seja perdido.

Ter os processos internos e externos bem desenhados facilita na implementação desse novo sistema. Ao mesmo tempo, isso ajuda a revisá-los e a reformulá-los. Será que manter as coisas como estão é o melhor caminho? Tem dado certo?  O que pode ser melhorado? O que pode ser reduzido? Todas essas perguntas são importantes para decidirmos o que deve ou o que não deve ser informatizado.

2 – O que já pode ser feito e o que deve ser construído

Hoje em dia, há várias ferramentas disponíveis no mercado que auxiliam na informatização dos processos internos das empresas. Temos como exemplo o Trello, uma ferramenta que cria quadros de trabalho que podem ser compartilhados com outras pessoas de uma equipe específica. Essas equipes podem ser definidas e com isso acessar quadros de acordo com suas funções. Há também o Evernote, que auxilia a fazer lembretes, organizar listas de tarefas e documentos. Digitalizar e organizar documentos em nuvens, como o GoogleDrive, OneDrive e Dropbox, é algo cada vez mais comum, assim como usar documentos eletrônicos.

Documentos eletrônicos não são o mesmo que ter um documento escaneado e salvo no computador. Para ser um documento eletrônico, é necessário ter meios de verificar a sua autenticidade, além de ser necessário um meio próprio para fazer sua leitura.

Para garantir a segurança das informações, é preciso usar o certificado digital, já que ele também dá segurança jurídica do documento. Assim, você evita que terceiros acessem ou modifiquem o documento sem a devida autorização.

Entretanto, é importante perceber que algumas ferramentas podem não lhe atender. Por isso, talvez seja necessário construir algo específico para sua empresa. Um software, um sistema de comunicação, armazenamento, que consiga atender a sua realidade de trabalho.

3 – Faça um planejamento preparando e escutando sua equipe

Toda essa mudança não pode ser feita do dia para a noite. Na verdade, ela deve ser planejada, contando com fases e analisando a execução de cada uma atentamente.

Para tanto, é preciso escutar as demandas e preparar sua equipe de trabalho para saber qual a melhor forma de fazer a transição para o digital. Todos estão preparados? Possuem familiaridade com esse tipo de linguagem? Qual a principal demanda que determinada equipe possui em relação à organização dos processos no mundo digital?

Fazendo tais perguntas, você poderá fazer o planejamento por etapas, atendendo as demandas mais urgentes e não deixando nenhum funcionário de lado na hora de fazer essa transição.

4 – Invista em segurança digital

Apesar das facilidades que a informatização da empresa traz, não podemos nos esquecer dos problemas com insegurança que o mundo digital traz. Há vários casos de sequestro de dados por parte de hackers devido a falhas na segurança das informações. Desse modo, é necessário não só adotar novas práticas, mas também investir em segurança.

O uso da certificação digital para acessar sistemas de arquivo já é utilizado em diversas empresas, evitando assim que outros possam ter acesso a informações confidenciais. O certificado digital identifica quem está acessando o sistema, só sendo possível acessar se a pessoa estiver autorizada. Assim, ao invés de ter um processo muito burocrático, dependendo de autorização de diferentes partes, o sistema já faz isso de forma automática, tornando o processo mais rápido, dinâmico e seguro.

Temos então que, a transição de uma empresa para o mundo digital não deve ser feita de forma brusca, mas sim planejada. É necessário verificar o que existe no mercado e como isso já pose ser incorporado no cotidiano da empresa e, se o que existir ainda não atender as suas necessidades, então será preciso criar uma ferramenta de acordo com a sua demanda. Isso deve ser feito sempre conversando com as pessoas que compõem a empresa, para evitar que alguma parte seja excluída de todo o processo. Tudo isso deve ser feito investindo em segurança digital, a fim de evitar que terceiros tenho acesso às informações da empresa.

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