{"id":8102,"date":"2020-08-13T11:36:58","date_gmt":"2020-08-13T14:36:58","guid":{"rendered":"https:\/\/www.linkcertificacao.com.br\/?p=8102"},"modified":"2020-08-13T11:36:58","modified_gmt":"2020-08-13T14:36:58","slug":"como-reduzir-a-papelada-na-empresa-3","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.linkcertificacao.com.br\/novo\/como-reduzir-a-papelada-na-empresa-3\/","title":{"rendered":"Como reduzir a papelada na empresa?"},"content":{"rendered":"

Pilhas de papel atolam gavetas e arm\u00e1rios, deixando tudo mais lento e burocr\u00e1tico. Uma solu\u00e7\u00e3o para melhorar esse cen\u00e1rio \u00e9 a informatiza\u00e7\u00e3o da empresa.<\/em><\/p>\n

No cotidiano das empresas, o acumulo de papel \u00e9 grande. S\u00e3o arm\u00e1rios cheios de pastas que cont\u00e9m v\u00e1rios documentos que s\u00e3o utilizados com pouca frequ\u00eancia. Ou ent\u00e3o documentos que passam de setor em setor, exigindo um alto n\u00edvel de organiza\u00e7\u00e3o para que nada fique bagun\u00e7ado ou se perca. Toda essa complexa organiza\u00e7\u00e3o faz com que muitos processos sejam muito burocr\u00e1ticos e lentos, deixando todo o trabalho mais dif\u00edcil e cansativo. Por isso, muitas empresas buscam solu\u00e7\u00f5es para simplificar o trabalho e reduzir essa enorme quantidade de papel, trazendo um ambiente menos ca\u00f3tico e mais din\u00e2mico.<\/p>\n

Dentre essas solu\u00e7\u00f5es, a mudan\u00e7a para um sistema informatizado e digital da empresa \u00e9 a que apresenta maior efetividade, reduzindo custos e dando agilidade aos processos. A implementa\u00e7\u00e3o de processos que podem ser feitos de forma eletr\u00f4nica e que substituam os que j\u00e1 existem, ou a sua maioria, \u00e9 um caminho que muitas empresas e escrit\u00f3rios buscam. Pensando nessa possibilidade, aqui v\u00e3o algumas dicas de como fazer essa transforma\u00e7\u00e3o:<\/p>\n

1 \u2013 (Re) Desenhe os processos internos<\/h3>\n

Toda empresa possui rotinas de trabalho para que ela possa funcionar. Quando temos a inten\u00e7\u00e3o de implementar um novo sistema, principalmente um que ir\u00e1 transformar a empresa de forma digital, \u00e9 necess\u00e1rio que eles estejam bem claros e definidos para que nada seja perdido.<\/p>\n

Ter os processos internos e externos bem desenhados facilita na implementa\u00e7\u00e3o desse novo sistema. Ao mesmo tempo, isso ajuda a revis\u00e1-los e a reformul\u00e1-los. Ser\u00e1 que manter as coisas como est\u00e3o \u00e9 o melhor caminho? Tem dado certo?\u00a0 O que pode ser melhorado? O que pode ser reduzido? Todas essas perguntas s\u00e3o importantes para decidirmos o que deve ou o que n\u00e3o deve ser informatizado.<\/p>\n

2 \u2013 O que j\u00e1 pode ser feito e o que deve ser constru\u00eddo<\/h3>\n

Hoje em dia, h\u00e1 v\u00e1rias ferramentas dispon\u00edveis no mercado que auxiliam na informatiza\u00e7\u00e3o dos processos internos das empresas. Temos como exemplo o Trello, uma ferramenta que cria quadros de trabalho que podem ser compartilhados com outras pessoas de uma equipe espec\u00edfica. Essas equipes podem ser definidas e com isso acessar quadros de acordo com suas fun\u00e7\u00f5es. H\u00e1 tamb\u00e9m o Evernote, que auxilia a fazer lembretes, organizar listas de tarefas e documentos. Digitalizar e organizar documentos em nuvens, como o GoogleDrive, OneDrive e Dropbox, \u00e9 algo cada vez mais comum, assim como usar documentos eletr\u00f4nicos.<\/p>\n

Documentos eletr\u00f4nicos n\u00e3o s\u00e3o o mesmo que ter um documento escaneado e salvo no computador. Para ser um documento eletr\u00f4nico, \u00e9 necess\u00e1rio ter meios de verificar a sua autenticidade, al\u00e9m de ser necess\u00e1rio um meio pr\u00f3prio para fazer sua leitura.<\/p>\n

Para garantir a seguran\u00e7a das informa\u00e7\u00f5es, \u00e9 preciso usar o certificado digital, j\u00e1 que ele tamb\u00e9m d\u00e1 seguran\u00e7a jur\u00eddica do documento. Assim, voc\u00ea evita que terceiros acessem ou modifiquem o documento sem a devida autoriza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n

Entretanto, \u00e9 importante perceber que algumas ferramentas podem n\u00e3o lhe atender. Por isso, talvez seja necess\u00e1rio construir algo espec\u00edfico para sua empresa. Um software, um sistema de comunica\u00e7\u00e3o, armazenamento, que consiga atender a sua realidade de trabalho.<\/p>\n

3 \u2013 Fa\u00e7a um planejamento preparando e escutando sua equipe<\/h3>\n

Toda essa mudan\u00e7a n\u00e3o pode ser feita do dia para a noite. Na verdade, ela deve ser planejada, contando com fases e analisando a execu\u00e7\u00e3o de cada uma atentamente.<\/p>\n

Para tanto, \u00e9 preciso escutar as demandas e preparar sua equipe de trabalho para saber qual a melhor forma de fazer a transi\u00e7\u00e3o para o digital. Todos est\u00e3o preparados? Possuem familiaridade com esse tipo de linguagem? Qual a principal demanda que determinada equipe possui em rela\u00e7\u00e3o \u00e0 organiza\u00e7\u00e3o dos processos no mundo digital?<\/p>\n

Fazendo tais perguntas, voc\u00ea poder\u00e1 fazer o planejamento por etapas, atendendo as demandas mais urgentes e n\u00e3o deixando nenhum funcion\u00e1rio de lado na hora de fazer essa transi\u00e7\u00e3o.<\/p>\n

4 \u2013 Invista em seguran\u00e7a digital<\/h3>\n

Apesar das facilidades que a informatiza\u00e7\u00e3o da empresa traz, n\u00e3o podemos nos esquecer dos problemas com inseguran\u00e7a que o mundo digital traz. H\u00e1 v\u00e1rios casos de sequestro de dados por parte de hackers devido a falhas na seguran\u00e7a das informa\u00e7\u00f5es. Desse modo, \u00e9 necess\u00e1rio n\u00e3o s\u00f3 adotar novas pr\u00e1ticas, mas tamb\u00e9m investir em seguran\u00e7a.<\/p>\n

O uso da certifica\u00e7\u00e3o digital para acessar sistemas de arquivo j\u00e1 \u00e9 utilizado em diversas empresas, evitando assim que outros possam ter acesso a informa\u00e7\u00f5es confidenciais. O certificado digital identifica quem est\u00e1 acessando o sistema, s\u00f3 sendo poss\u00edvel acessar se a pessoa estiver autorizada. Assim, ao inv\u00e9s de ter um processo muito burocr\u00e1tico, dependendo de autoriza\u00e7\u00e3o de diferentes partes, o sistema j\u00e1 faz isso de forma autom\u00e1tica, tornando o processo mais r\u00e1pido, din\u00e2mico e seguro.<\/p>\n

Temos ent\u00e3o que, a transi\u00e7\u00e3o de uma empresa para o mundo digital n\u00e3o deve ser feita de forma brusca, mas sim planejada. \u00c9 necess\u00e1rio verificar o que existe no mercado e como isso j\u00e1 pose ser incorporado no cotidiano da empresa e, se o que existir ainda n\u00e3o atender as suas necessidades, ent\u00e3o ser\u00e1 preciso criar uma ferramenta de acordo com a sua demanda. Isso deve ser feito sempre conversando com as pessoas que comp\u00f5em a empresa, para evitar que alguma parte seja exclu\u00edda de todo o processo. Tudo isso deve ser feito investindo em seguran\u00e7a digital, a fim de evitar que terceiros tenho acesso \u00e0s informa\u00e7\u00f5es da empresa.<\/p>\n

Para saber mais sobre esse e outros produtos, clique aqui e visite o nosso site.<\/p>\n

Use o certificado digital para fazer essas valida\u00e7\u00f5es jur\u00eddicas e muito mais!!!<\/a><\/h3>\n

Com a sua identidade em meio eletr\u00f4nico, voc\u00ea garante mais agilidade, praticidade e seguran\u00e7a. \u00c9 poss\u00edvel assinar documentos digitalmente com validade jur\u00eddica. Voc\u00ea tamb\u00e9m pode acessar servi\u00e7os eletr\u00f4nicos da Receita Federal, Justi\u00e7a, dentre outros.<\/p>\n

Confira mais conte\u00fados como este em nosso blog. Voc\u00ea ainda pode receber esse material exclusivo toda semana diretamente em sua caixa de e-mail, \u00e9 s\u00f3 assinar a nossa newsletter.<\/p>\n

At\u00e9 o pr\u00f3ximo post \ud83d\ude09<\/p>\n

Imagem: <\/strong>Business photo created by pressfoto – www.freepik.com<\/a><\/p>\n

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Pilhas de papel atolam gavetas e arm\u00e1rios, deixando tudo mais lento e burocr\u00e1tico. Uma solu\u00e7\u00e3o para melhorar esse cen\u00e1rio \u00e9 a informatiza\u00e7\u00e3o da empresa. No cotidiano das empresas, o acumulo de papel \u00e9 grande. S\u00e3o arm\u00e1rios cheios de pastas que cont\u00e9m v\u00e1rios documentos que s\u00e3o utilizados com pouca frequ\u00eancia. Ou ent\u00e3o documentos que passam de […]<\/p>\n

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