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Assinar documentos digitalmente é algo rápido, simples e barato. As empresas que utilizam essa tecnologia aproveitam de diversas vantagens que ela traz. Essas vantagens envolvem diminuição de custos e melhor gestão de documentos. Por isso, aqui vamos apresentar 7 benefícios que você tem ao assinar documentos de forma digital.
Toda empresa deve vender para que consiga sobreviver. Imagine administrar vários contratos de venda de forma física. Em curto prazo, parece simples. Porém, à medida que a empresa cresce, a gestão desses contratos fica difícil. O mesmo acontece em caso de acordos internos, onde as mudanças operacionais devem ser documentadas.
Com a assinatura digital, existe a certeza de que todos leram e concordaram com o que está no documento, uma vez que o assinaram. Ao mesmo tempo, esses documentos não se perdem, podendo ser acessados por todos de qualquer lugar, já que ele existirá de forma digital e será armazenado de forma online.
Os processos de contratação exigem a assinatura de vários documentos por parte do contratante e do contratado. Por que não assinar de forma eletrônica e então acelerar o processo? Ainda, com os documentos digitais, é possível arquivar tudo de forma mais segura e organizada. Assim, o novo colaborador já sabe que a empresa que irá trabalhar tem o compromisso de usar a tecnologia como vantagem competitiva.
Documentos sobre mudanças internas podem ser facilmente distribuídos com a assinatura dos responsáveis. Assim, todos tem acesso à informação correta, pois se o documento for alterado depois de ter sido assinado, ele perderá a autenticidade e a validade jurídica. Por isso, assinar os documentos de forma digital garante não só o fluxo das informações, mas também que a informação correta seja distribuída.
Armazenar papéis em armários ocupa espaço e exige cuidados para que eles não sejam danificados pelo tempo. Ainda, é necessário organizá-los de forma minuciosa para que todos possam acessar de forma rápida e fácil, evitando ter que procurar por um longo período de tempo. Porém, ao fazer o uso de documentos eletrônicos assinados digitalmente, a gestão é mais fácil e rápida. É possível organizar tudo de modo online, sem a necessidade de armários e o risco de perda. Você pode controlar o acesso com o uso de senhas. Ainda, a substituição de documentos físicos por digitais é uma alternativa é uma alternativa ecologicamente correta e que agrega valor a empresa.
Assinar contratos de forma digital é mais rápido, pois, com um clique, é possível assinar vários de uma única vez. Ainda, é possível estipular prazos para que a assinatura seja realizada e assim evitar atrasos. Com isso você ganha mais tempo para realizar outras tarefas importantes para o seu dia a dia, evitando filas em cartórios para reconhecimento de firma, pois toda assinatura digital possui validade jurídica.
Ao falar de documentos digitais, muitos pensam que é fácil de ser alterado e com isso não há validade jurídica. Porém, com a assinatura digital, a segurança é maior do que com os documentos físicos. Se alguma informação do documento for alterada, a assinatura perde a autenticidade e com isso o documento perde a validade jurídica. Isso é possível por conta do princípio da integridade. Ele garante que, caso um documento seja alterado depois de assinado de forma digital, ele não é mais o mesmo. Por isso, a assinatura digital não é mais válida.
No caso de documentos físicos, a autenticidade é garantida por uma série de selos de registro do documento. Pode ser referente à junta comercial, cartórios, ou outra entidade que exerça a função de autenticar ou registrar documentos. Caso sejam necessárias cópias desses arquivos, para que tenham validade jurídica, é preciso que elas sejam autenticadas, elevando ainda mais os custos. Já se o documento for assinado de forma digital, então é possível atestar sua autenticidade, mesmo que ele seja uma cópia, devido ao princípio da autenticidade.
Isso é possível pois um documento eletrônico é uma série de bits. Mesmo que seja uma cópia, essa sequência é a mesma. Portanto, a autenticação do documento é feita sem problemas, já que a assinatura também será a mesma. Para confirmar se um documento é autêntico, e assim garantir a sua validade jurídica, você pode acessar o site do Instituo Nacional de Tecnologia da Informação – ITI. Ele é o órgão que legisla sobre certificados e assinaturas digitais no país.
Como podemos ver, assinar documentos digitalmente traz várias vantagens. Você ganha tempo, contém gastos e ainda consegue inovar seus processos internos. Assim sua empresa se desenvolve melhor e tem um trabalho mais eficiente. Não só os colaboradores ficam satisfeitos, mas também os clientes e parceiros comerciais, ao perceber como a empresa investe para se manter em dia com as novidades do mundo tecnológico, que possam agregar valor aos negócios.
Com ele, você assina seus documentos com validade jurídica, de qualquer lugar e a qualquer momento, utilizando a assinatura digital (com certificado digital) ou eletrônica (confirmada por código enviado por e-mail ou SMS).
É possível assinar:
Acesse e assine documentos de maneira rápida e segura.
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